KOYULHİSAR KAYMAKAMLIĞI
İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
1 . AMAÇ :
Koyulhisar Kaymakamlığına bağlı hizmet ifa etmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde; 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanun ile Sivas Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi ve diğer kanunlarla verilen görev ve yetkileri ifa etmek üzere;
- Kaymakam adına imzaya yetkilileri belirlemek,
- Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak,
- Hizmeti ve iş akımını hızlandırmak,
- Kırtasiyeciliği önlemek, hizmetlerin verimini ve etkinliğini arttırmak,
- İlçe yönetiminin daha iyi teşkilatlanması, planlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesine yöneltmek, ana sorunlarda daha iyi değerlendirme yapabilmelerini sağlamak,
- Kendilerine yetki devredilenlerin sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek, işlerine daha sıkı ve istekle sarılmalarını sağlamak,
Amacı ile bu yönerge düzenlenmiştir.
2. KAPSAM :
5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer Kanunlar uyarınca Kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait iş bölümü ile; Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum ve kuruluşlarının Valilik Makamına, Belediye Başkanlıkları, Bölge Müdürlükleri, Mesleki Kuruluşlar ile Özel Kuruluşlar arasında yapılacak yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Kaymakamlık adına imza ve/veya onay yetkisini kullanma şekil ve şartlarını kapsar.
3. HUKUKİ DAYANAK:
Bu yönerge 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ile 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanun, Başbakanlık 17/02/1994 tarih ve 1994/9 sayılı genelgesi ile Sivas Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
4. TANIMLAR:
Bu yönergede yer alan deyimler:
- Kaymakamlık : Koyulhisar Kaymakamlığını
- İlçe İdare Şube Başkanı : Bakanlıkların veya müstakil genel müdürlüklerin ilçe yönetim içinde yer alan üst görevlileri, ( Müdürlükleri)
- Yazı İşleri Müdürü : Koyulhisar Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürünü,
- Yönetmelik : Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliğini,
İfade eder.
5. İLKE VE USULLER :
a) İmza yetkilerinin, sorumlulukla dengeli, tam ve doğru olarak kullanılması esastır.
b) Kendisine yetki devredilenler bu yetkiyi Kaymakamın onayı olmadıkça bir başkasına devredemez.
c) Her birim amiri, imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
d) Gizli konular, sadece ilgili makamlara bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.
e) Yazılar, bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmaz. Varsa ekleriyle birlikte imzaya sunulur. Ekler; başlıklı, ek numaralı ve onaylanmış olur.
f) İlçe İdare Şube Başkanları birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludurlar.
g) Yetkilinin bulunmadığı yada izinli-raporlu olduğu hallerde, vekili imza yetkisini kullanır. Bilahare yetkiliye, yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.
h) Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, bizzat İlçe İdare Şube Başkanları tarafından Kaymakamın imzasına sunulur.
ı) Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve oradan yayınlanması asıldır.
i ) İlçe İdare Şube Başkanları, Kaymakamın takdirini gerektirmeyen özellik arz etmeyen, emir ve direktif mahiyetinde olmayan, icrai nitelik taşımayan, herhangi bir şikayeti kapsamayan, RUTİN İŞLERDE gerek kendi aralarında ve gerekse kendilerine bağlı birimler arasında bu yönerge doğrultusunda yazışma yapabilirler.
j) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşün alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen birim yetkilisinin de parafı bulunacaktır.
İKİNCİ BÖLÜM
6. GELEN YAZILAR VE EVRAK HAVALESİ
İlçe Kaymakamlığına gelen tüm yazılar (çok gizli ve kişiye özel zarflar hariç) ilgili dairelere havalesi yazılarak Makama sunulur. Havalesini müteakip İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kaydı yapıldıktan sonra ilgili dairelere gönderilir. Gizli veya özel gibi yazılar bizzat İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır.
Dilekçeler (Şikayet Dilekçeleri Hariç) İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale yapılır.
Dilekçeler yasal süresi içinde cevaplandırılır. Kaymakamın havalesine tabi dilekçeler yine kendisinin imzası ile cevaplandırılır.
7.GİDEN YAZILAR:
Onaylarda “Uygundur, Onay, Muvafıktır” gibi değişik ifadeler kullanılmaz Onay için “OLUR” deyimi kullanılır. Yazılar Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun olarak hazırlanır ve konular açık bir ifade ile öz ve kısa olarak yazılır.
Yazışmalar; 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararınca yürürlüğe konulan ve 02 Aralık 2004 gün ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan ‘Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik’e göre yapılır.
8. KAYMAKAMIN İMZALAYACAĞI YAZILAR :
1- Valilik Makamına yazılan yazılar.
2- İlçe Kaymakamlıklarına yazılan yazılar.
3- Bölge kuruluşlarına yazılan yazılar.
4- Memurlara takdirname veya ceza verilmesi gerektiren yazılar
5- 3091 sayılı yasa ile ilgili karar ve yazılar.
6- Yabancı ülkelerce hazırlanan ve Kaymakamlık mührü gerektiren belgeler.
9. KAYMAKAMIN ONAYLAYACAĞI YAZILAR:
1- Senelik, mazeret ve hastalık izinlerine ait onaylar.
2- Memurların derece ve kademe ilerlemesi onayları.
3- Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ön gördüğü yetki devri yapılmayan ve mutlaka Kaymakam tarafından onaylanması gereken kararlar.
4- Bazı personellerin geçici görevlendirme onayları.
5- Her türlü inceleme ve soruşturma onayları ile Taşıt görevlendirilmesi, Ambulans görevlendirilmesi onayları.
6- Sivil savunma, sabotajlara karşı korunma ve diğer sivil savunma planlarının onayları.
7- Av teskeresi onayları.
8- Öğrenci gezileri ( İl Merkezi ile Sivas İli İlçe gezileri) onayları.
9- İdari Para cezaları.
10-İşyeri açma ve kapama onayları.
11- Satın alma ve kira sözleşmeleri.
10. İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR:
1- Kaymakamın yokluğunda ve gerektiğinde normal evrakın havalesi,
2- Dilekçe havalesi ( Şikayet dilekçeleri hariç),
3- Kaymakamın İlçede bulunmadığı zamanlarda gecikmesinde sakınca bulunan yazıların imzalanması (Gerekleri hakkında sonradan Kaymakama bilgi vermek),
4- İlçemizde kurumu olmayan kuruluşların hasta sevk belgelerinin verilmesi,
5- Köy bütçelerinin tasdiki,
6- Muhtarlık belgeleri ve muhtarlıklarla ilgili yazıların onaylanması,
7- 3091 sayılı Kanunla ilgili karar sonrası işlemler ve tebligat işlemleri,
8- İlçe İdare Kurulunda görüşülüp karara bağlanan Yeşil Kart Sağlık Cüzdanlarının Onaylanması.
11. DİĞER HÜKÜMLER :
a. İmza yetkisinin devrinde, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.
b. Kamu kurum ve kuruluş yetkilileri bu yönergenin uygulanmasından doğrudan sorumlu olup, bu yönergenin usulüne uygun olarak uygulanıp uygulanmadığı yapılacak denetlemelerde göz önünde bulundurulur.
c. Bu yönerge sıralı amir ve memurlara imza karşılığında okutulacak ve bir örneği, birim amirinin masasında, uygun bir dosya içinde bulundurulur.
12. YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR:
Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilmeyen hususlarda emsalleri dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Kaymakamın emrine göre hareket edilir.
Bu yönerge 23.11.2009 tarihinden itibaren Kaymakamlık Makamının Onayı ile yürürlüğe girecektir.
13. YÜRÜRLÜK :
Bu yönerge 23.11.2009 tarihinden itibaren Kaymakamlık Makamının Onayı ile yürürlüğe girer.
11.07.2008 tarihli Koyulhisar Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
13. YÜRÜTME:
Bu yönerge hükümlerini Koyulhisar Kaymakamı yürütür.
İsmail SÜNDÜK
Koyulhisar Kaymakamı
|