T.C.
KOYULHİSAR KAYMAKAMLIĞI
Özel Kalem
Sayı : B.05.4.VLK.4.58.64.00/010.04/ 23/11/2009
Konu: 2009 /İç Genelge.
İlçemizde göreve başladığım 14.11.2009 tarihinden bu yana geçen süre içerisinde gözlemlediğim ve kamu hizmetlerinin kaliteli, süratli, etkili ve verimli olması, kamu yönetimi mekanizmasının sağlıklı bir şekilde işlemesine bağlıdır. Başka bir ifade ile kamu kurumlarının başarılı olması, üstlendikleri hizmetleri istenilen kalitede ve zamanında vatandaşlarımıza sunmuş olmasıyla mümkündür. Böyle bir çalışma, düzen ve disiplininin sağlanması için aşağıda belirtilen hususlara titizlikle uyulmasına gerek görülmüştür.
1-Günümüzde devlet yönetimine hakim olması istenen hizmet felsefesi Atatürk ilkelerinden ve onun hizmet felsefesinden kaynaklanmaktadır. Tüm kamu personeli gerek hizmetin yürütülmesi gerekse sosyal ve ekonomik olayları değerlendirme açılarından Türkiye Cumhuriyetinin kurucusu Mustafa Kemal Atatürk’ün belirlediği ilkelere bağlı kalarak onun Türk Milletine gösterdiği çağdaş yolda kalkınma ve ilerlemesi için çalışmalıdır.
2-Yalnızca vatandaşımıza hizmet etmek için var olan kamu görevlileri hizmet sırasında vatandaşa karşı güler yüzlü, saygılı ve adaletli davranacak, süratli ve iş bitirici tarzda sorunlara eğilecek, müracaat sahibinin taleplerine tatminkar, gerekçeli cevaplar verilecek ve hukuki sınırlar içerisinde yardımcı olunacaktır. Vatandaşımızı zaman kaybına, gereksiz masrafa, bezginliğe ve yorgunluğa sevk eden; onun layık olduğu çağdaş hizmet standartlarının gerisinde kalan, ürettiği hizmeti sunarken vatandaşın ihtiyacı yerine kendi hiyerarşik mantığını ve ihtiyaçlarını esas alan “Bürokratik Yönetim Kültürünü ve Yapısını” ortadan kaldırarak, bunun yerine “Vatandaş Odaklı Kamu Hizmeti Kültürü”nü yerleştirilecek.
3-Resmi dairelerdeki iş ve işlemlerde ilçede görev yapan bütün memurlar vatandaşlara eğitici ve yol gösterici olacak, imtiyaz tanınmaksızın ve herhangi bir ayrım gözetilmeksizin herkese “kanun önünde eşitlik" ilkesine uygun olarak hareket edilecek, dairelerdeki iş akışı çabuklaştırılacak, tıkanıklıklar varsa çözülecek, daire amirlerini aşan sorunlar Kaymakam'a bildirilecektir.
4-Bürokrasi yönetiminin en önemli hususlarından biri de koordinasyondur. Kaymakam, kamu kurum ve kuruluşları arasındaki koordinasyonun temel taşıdır. İdarenin bütünlüğü ilkesi çerçevesinde ilçedeki bütün kuruluşlar koordinasyon makamı olan Kaymakamlığa gerekli bilgileri geciktirmeksizin bildirmekle yükümlüdür.
5-Herhangi bir siyasi partinin, kişinin ve zümrenin yararına ve zararına sebep olacak tutum ve davranışlardan kaçınılacaktır.
6-Kamu personeli, resmi sıfatlarının gerektirdiği itibar ve güvene layık olduklarını hizmet içindeki ve dışındaki davranışlarıyla göstereceklerdir. Kamu görevlileri vatandaşlarla münasebetlerinde ölçülü, saygılı, ciddi, hoşgörülü, sabırlı ve nezaket kuralları içinde bulunacaklar, azarlama yerine yol gösterici bir tutum içerisinde yardımcı olacaklardır.
7-Devletin kapısı vatandaşa her zaman sonuna kadar açık olacaktır. Eldeki imkanlar en iyi şekilde değerlendirilerek vatandaşlara sunmak, devletin tanıdığı imkanları ona talebi halinde verebilmek şarttır.
8-Özen gösterilmesi gereken bir diğer konu aracılara yüz vermemektir. Vatandaş, kamu görevlilerine güçlü saydığı kişiler aracılığıyla ulaşmamalıdır. Herkes doğrudan ulaşabilmeli, isteğini iletebilmelidir.
9-Bürokrasi yönetiminde ciddiyet ve sosyal mesafe çok önemlidir. Bu aynı zamanda görgü ve nezaket kurallarının da bir gereğidir.
10-Halkla ilişkilerde özel yaşama dikkat etmek, herkesle uzak-yakın ilişki kurmak, sosyal mesafeyi korumak başarının temel koşuludur. Kanımca hediye konusunda çok duyarlı olmak gerekir.
11-Resmi dairelerde bulunan telefonların uzun süre çalmasına katiyen müsaade edilmeyecek, arayanlarla gayet nazik bir şekilde görüşme yapılacaktır. Hiç bir şekilde arayanın yüzüne telefon kapatılmayacak, makul taleplere süratli ve etkin bir şekilde cevap verilecek.
12-Kamu kurum ve kuruluşları kendi aralarında yaptıkları yazışmalarda;Üst makamlarla yaptıkları yazışmalarda 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu’na ve Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Yönetmelik’teki hususlara uyacaklardır. İl teşkilatları ile kesinlikle doğrudan yazışma yapılmayacaktır. Yazılan tüm yazıların nitelik yönünden yeterli, yasal çerçeveye uygun, imla kurallarını da içeren, düzgün Türkçe ile yazılmış, yetkililer tarafından paraflanmış, yazıda belirtilen tüm ekleri taşır ve şekli yönünden de resmi hüviyete haiz olmasına dikkat edilecektir. Yazışmalarda yazının tarihi makama sunulduğu tarihten önceki tarih olmayacak, onay yazılarında da onay tarihleri kesinlikle doldurulmuş olmayacaktır.
13-Daire amirleri maiyetindeki personelin disiplinsiz davranışlarını engellemek, bu durumun ortaya çıkması halinde kendilerine verilen yasal yetkilerini kullanmakla sorumludurlar. Denetim, yönetimin en önemli görevidir. Denetimsiz bir yönetimin etkin ve verimli olması düşünülemez ”itimat, kontrole mani değildir” ilkesi esas alınarak daire amirleri hiç bir şekilde herhangi bir ihmale mahal vermeyerek kendi maiyetindekileri belli aralıklarla denetleyeceklerdir.
14-Tüm kamu görevlileri memurluk vakar ve haysiyetine yakışır şekilde bulunmaya özen gösterecekler. Özel yaşantılarında da kurumlarının itibarını küçük düşürücü davranışlarda bulunmayacaklardır. Memurlar kurum içinde ve dışında birbirlerine ve üstlerine karşı davranışlarda asgari saygı ve nezaket kurallarına uygun hareket edeceklerdir. Aksine davranışlar cezalandırılacaktır.
Hiçbir kamu görevlisi resmi veya özel bir işi için yasal müracaat yolu hariç, ilgisi olmayan şahısları arama veya arattırma, kamu ile resmi bağı olmayan şahısları devreye sokma gibi hiçbir şekilde tasvip etmediğimiz yöntemleri kullanmayacaklardır. Müracaat ve şikayetlerde yasal yöntemler çerçevesinde hareket edilecektir. Kamu görevlileri kendi daire amirleri ve sıralı üstleri bulunurken Kaymakamlık Makamı ile irtibat kurmaya çalışmayacaklardır.
15-Resmi dairelerde kirlilik, dağınıklık ve düzensizlik olmasına müsaade edilmeyecektir. Yöneticiler çalışma bürolarının temiz ve düzenli olmasından sorumludurlar. Hükümet Konağında görev yapan hizmetliler için iş bölümü yapılacak ve vatandaş nazarında. Devletimizin büyüklüğünü en iyi şekilde gösteren başta Hükümet Konağı olmak üzere tüm resmi kurumlarda iç ve dış temizliğe dikkat edilecek, genel düzenin her zaman iyi olmasına özen gösterilecektir. Temizlik malzemeleri açıkta bırakılmayacak, tuvaletler temiz tutulacak, hizmetlilerin görevlerini yerine getirip getirmedikleri daire amirlerince sürekli takip edilecektir.
Tüm birimlerde ‘Demirbaş Eşya Yönetmeliği’ ile 26.07.2002 gün ve 24827 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ‘Binalarının Yangından Korunması Hakkındaki Yönetmelik’ hükümleri uygulanacaktır.
Bu emrin alınmasından itibaren 15 gün içinde tüm demirbaşlar sayılacak, kontrol edilecek ve listeler Kaymakamlığımıza bildirilecektir.
Arşivi bulunmayan dairelerimizde arşiv oluşturulacak, arşivi bulunan dairelerde arşiv odaları düzenli ve her an denetime hazır hale getirilecektir.
16-Meslek ve görgü kurallarına uyulacak, kıyafeti özel kanun, tüzük ve yönetmelik hükümleriyle saptanmış amir ve memurların dışında tüm memurlar 16.07.1982 tarihli “Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık ve Kıyafetine Dair Yönetmelik” hükümlerine göre hareket etmekle yükümlü olup, erkek memurların giyiminde elbiselerin temiz düzgün, ütülü ve sade olması, bayan memurların giyiminde de elbiselerin düzgün, ütülü; ayakkabı ve çizmelerin sade ve boyalı olması esastır. Erkek memurlar her gün mutlaka sakal tıraşı olacaklardır. Tüm daire amirleri ve memurlar makama girişlerinde yaz uygulaması da olsa kravatlı olarak gireceklerdir. ceketlerin en alt düğmeleri dışındaki düğmeleri iliklenecektir. Makamda izin verilmeden oturulmayacaktır.
17-Valilik Makamınca belirlenen mesai saatlerine başta amir durumundakiler tarafından mutlaka uyulacaktır. Göreve geç gelme, erken ayrılma, izinsiz görev mahallini terk etme alışkanlıkları terk edilecek, devlet daireleri çay- kahve içilen bir sohbet yeri haline getirilmeyecektir. Maiyetindekilerin mesaiye riayetlerinden ilgili dairenin amiri sorumludur. Mesai saatinin bitmesine rağmen bekleyen vatandaşın işinin görülmesine devam edilecektir. Mesai saatlerine uygun hareket edilip edilmediğini izlemek amacıyla “İmza Kartonu” uygulamasına geçilecek ve bu uygulamanın devamından ve memurların mesai saatlerine zamanında gelişlerinden ilgili daire amirleri birinci derecede sorumlu olacaktır. Mesai başladıktan 15 dakika sonra imza kartonları daire amirlerince toplanacak ve tasdik edilecektir. Kaymakamlığımızca yapılacak denetlemelerde bu hususlara dikkat edilecektir.
18- Bilindiği gibi izin verme yetkisi Makama aittir. Bu yetki hiçbir suretle bir başkası tarafından kullanılamaz. Bu nedenle izin talepleri en az iki gün öncesinden Makama ulaştırılacaktır. İzne ayrılmayı düşünen memur izin onayını almadan görev mahallini terk etmeyecektir.
Mazeret izinleri için “Mazeretim nedeni ile izin istiyorum ” şeklinde beyan yeterli olmayıp, mazeret açık şekilde belirtilecektir. Yılık izin kullanılmadan kesinlikle mazeret izni verilmeyecektir.(Doğum, ölüm, evlenme izinleri hariç.)
İzin verme yetkisinin bir başkası tarafından kullanıldığının tespiti halinde gerekli yasal işlem yapılacaktır.
Okul yöneticileriyle yardımcı personelleri de mesai saatlerine tam olarak uyacaklar ve okullarında bulunacaklardır.
İzinlerin kurumlardaki görevlerin aksatılmaması ve izne ayrılan personelin görevinin başka bir memura devredilmesi suretiyle kullandırılacak, izin planlaması yapılacaktır.
İmza kartonlarında izin alan personel için izin onaylarını ve kaç gün izin aldığına dair bilgiler daire amirince imza kartonuna yazılacak ve imzalanacaktır.
İzni bulunmayan veya izin almayan personelin hasta olmadığı halde “rapor” almaya teşebbüsü veya almasının tespiti halinde sorumlular hakkında yasal işlem yapılacaktır.
Raporların sağlık iznine çevrilmesi yetkisi Kaymakamlığıma aittir. Sağlık iznine çevrilmeden rapor kullanılmaya başlanmayacak ve izne çevrilmesi durumunda da akabinde yasal inceleme başlatılacaktır. Bu durumda ilgililer tam teşekküllü hastaneye sevk edilecektir. Hastalık raporları, onayda aksine bir hüküm belirtilmediği sürece görev mahallinde geçirilecektir.
19-Devletin sağlık sigortası ve yeşil kart uygulaması ile kamu personeline ve vatandaşlara getirdiği imkanlar istismar edilmeyecek, gerek personel, gerekse doktorlar ve hastane yönetimleri ilaç yazımı, kullanımı, tahlil ve tedavi işlemleri sırasında bu ilkeye tam olarak uyacaklardır. Birim amirleri bu konuya özel önem verecekler, kuruma gelen bütün reçete ve faturaları incelemek üzere personel görevlendirecekler, herhangi bir istismar tespit edildiğinde derhal yasal işlem yapılmasını sağlayacaklardır.
20-Kaymakamlıkta yapılan toplantılara tam saatinde gelinmesine dikkat edilecek ve toplantı ve görüşmelere kurum ve kuruluşların birinci derecede yetkilisinin katılması esas olacaktır.
21-Resmi nitelik taşıyan her törende devletimizin temsil edildiği unutulmamalı, ciddiyet ve disiplin içinde hareket edilmelidir. Tüm bayram ve törenlerde ”Ulusal ve Resmi Bayramlarda Yapılacak Törenler Yönetmeliği” ile “Resmi Bayramlar ve Anma Günlerinde Anıtlara Konulacak Çelenklerin Hazırlanma, Taşınma ve Sunulması Hakkında Yönetmenlik” hükümlerine dair amirleri aynen uyacaktır.
Çelenk sunumunda çelenkler bizzat daire amirleri tarafından iki taşıyıcı personel ile birlikte anıta konacaktır.
2893 sayılı Bayrak Kanunu’na uygun hareket edilecek, bayrak çekilmesi, indirilmesi ve muhafazası gibi konularda azami dikkat edilecektir. Daire ve okullarda resmi bayramlarda asılmakta olan bayrakların mutlaka renginin solmamış, yıpranmamış, temiz, ütülü ve yeni olmasına dikkat edilecektir.
22-Yapılan ve kabul edilen ziyaretlerin kısa zamanlı olmasına dikkat edilecektir.
23- Kamu hizmetlerine tahsis edilen araçlar, 237 sayılı Taşıt Kanunu’nun belirlediği esaslar içerisinde kullanılacak kesinlikle amaçları dışında kullanılmayacaktır. Kamu araçları yetkili memur dışında kullanılmayacak, araçlar belediye sınırları terk edilirken dahi onay alınarak ve bilgi verilerek kullanılacaktır.
Kamu kurum ve kuruluşlarında bulunan teknik cihazlar için sorumlu olan görevli belirlenecek ve bunların dışında hiç kimseye kullandırılmayacaktır. Bu cihazlarda meydana gelebilecek kişisel sebeplerden oluşan zararlarda tanzim usulleri ilgili kişilerden yapılacaktır.
Tüm araç ve gereçlerin günlük, haftalık ve aylık bakımları yapılacak ve tamiratı gerekenler tamir edilecektir. Araçlar şoförleri tarafından her gün güzel bir şekilde yıkanacaktır.
24- Büroların emniyeti sağlanacak, açıkta gizli evrak bulundurulmayacaktır. Her bürodaki kapı dış yüzüne, o dairede görevli memurların unvanları ile adlarını belirten kartlar asılacaktır. Kurum kuruluş şeması ve personelin fotoğrafları yer alacaktır. Her kamu görevlisinin masasının sağ üst köşesine “Masa Taahhüt Kartları” konacaktır.
Dairelerdeki telefonlar özel görüşmeler için olmayıp, kamu hizmetinin ifası içindir. Telefonlar bu çerçevede kullanılacak ve dairelere ait telefonların aranması halinde telefonu açan amir veya memur söz konusu dairenin neresi olduğu, ad ve soyadını, görevini belirtecek ve telefonda görüştüğü kişinin kimliği öğrenilecektir.
Şehirlerarası görüşmelere açık telefonların yanında birer defter bulundurulacak ve yapılan tüm şehirlerarası görüşmeler, tarih, arayan, sıfatı ve saati kaydedilecek, dönem sonunda ayrıntılı telefon faturası ile de karşılaştırılacaktır.
25-Yönetimin önemli bir enstrümanı da planlamadır. Planlama deyince gözümüzde çok kapsamlı, ayrıntılı ve zor bir düzenleme canlanmaktadır.
Oysa planlama; bir amacı gerçekleştirmek için en iyi hareket şeklini seçme ve geliştirmeniteliğini taşıyan bilinçli bir süreçtir.
Planlama açısından en önemli konulardan biri zaman planlamasıdır. Bu nedenle tüm birimlerin çalışma programları önceden belli olmalıdır.
Daire amirlerine ait sevk işlemleri Kaymakamlığım tarafından onaylanacaktır. Daire amirlerinin herhangi bir nedenle resmi bir toplantı için il merkezine gitmeleri durumu olsa dahi Kaymakamlık onayı ve bilgisi alınmadan kesinlikle ilçe sınırı terk edilmeyecektir.
Daire amirleri hiçbir suretle kendi başlarına makama bilgi vermeden yetkilerini aşarak bir takım iş ve işlemler yapmayacaklar. Yetkili olduğu durumlarda, bu yetkilerini kullanmayıp, gereksiz şekilde makama sorma yoluna gitmeme hususunda azami dikkat göstereceklerdir.
Kurum amirleri belirli periyotlar halinde kurumlarında çalışan personele hizmet içi eğitim vereceklerdir. Daire amirinin görevi personelini iyi sevk ve idare etmek, yön vermek, sorunlarına eğilmek, asgari davranış kalıp ve kurallarını öğretmek ve hizmet içi eğitim vermektir.
Kurum amirleri memurlarına ilişkin sicil raporlarını doldururken çalışması, verimliliği, dürüstlüğü ve diğer objektif kriterleri göz önünde bulunduracak ve gerçekçi de davranacaktır.
Daire amirinin görevi asla imza memurluğu olmamalıdır. Kurumun iç huzuru, hizmetin devamı ve personele bir takım iyi davranış kalıplarının verilmesine çalışılması gibi özelliklerde temelde iyi bir daire amirinde bulunması gereken hususlardır.
Daire amirlerimize vereceğimiz şifai veya yazılı her görevde, daire amirlerimiz görevin sonucundan Kaymakamlığımıza bilgi vereceklerdir.
26-Denetim, yönetimin en önemli görevidir. Denetimsiz bir yönetimin etkin ve verimli olması düşünülemez.”itimat, kontrole mani değildir” ilkesi esas olmalıdır.
27-Yolsuzluğun en popüler, basit ve yaygın tanımı “Kamu gücünün özel çıkarları için kötüye kullanılması” şeklinde yapılmaktadır.
Toplumların maddi ve manevi çöküşlerinde katalizör görevini yapan yolsuzlukla mücadele temel hedef olmalıdır. Ayrıca yolsuzluklar, kanunsuzluklar karşısında duyarsız kalmak hukuksal sorumluluğun yanı sıra, vicdani sorumluluk konusudur.
28-İlçedeki her kurumda brifing dosyası düzenlenecek ve istenildiğinde brifing sunmak üzere hazırlıklı bulunacaklardır. Bu dosyalara değişiklikler hemen işlenecektir.
29-Kollektif çalışma ve uzmanlaşma çağdaş yönetimin en önemli unsuru haline gelmiştir. Bu itibarla kurumlarda takım ruhunun oluşturulması büyük önem arz etmektedir.
30-Cumhuriyetin temel niteliklerine gölge düşürecek tutum ve davranışlardan kaçınılacaktır. Atatürk ilkelerine bağlı olarak yürürlükteki mevzuatla verilen görev, bu sorumluluğun şuur ve anlayışı içerisinde yerine getirilecektir.
31-Disiplin, karşılıklı sevgi, saygı ve güvene dayanır. Her amir disiplini devam ettirmeye mecburdur. Alınan emir yapılacak, verilen emir yaptırılacaktır.
32- 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının Önlenmesine Dair Kanun gereğince, kamu hizmet binalarının kapalı alanlarında, koridorları dahil olmak üzere her türlü eğitim, sağlık, üretim, ticaret, sosyal, kültürel, spor, eğlence ve benzeri amaçlı özel hukuk kişilerine ait olan ve birden çok kişinin girebileceği (ikamete mahsus konutlar hariç) binaların kapalı alanlarında, taksi hizmeti verenler dahil olmak üzere karayolu, demiryolu, denizyolu ve havayolu toplu taşıma araçlarında, okul öncesi eğitim kurumlarının, dershaneler, özel eğitim ve öğretim kurumları dahil olmak üzere ilk ve ortaöğretim kurumlarının, kültür ve sosyal hizmet binalarının kapalı ve açık alanlarında tüketilmeyeceği Başbakanlığın 15.05.2008 tarih ve 2008/6 sayılı Genelgelerinde belirtilmiştir. Söz konusu Genelgede belirtilen hususlara riayet edilmesi, kamu kurumlarının kapalı alanları ile okul ve hastanelerin kapalı ve açık alanlarında sigara tüketimi yapılmaması için kurum amirleri tarafından gerekli tedbirlerin alınması, ayrıca, Başbakanlık Genelgesinde belirtilen hususlara uymayanlar hakkında 4207 sayılı Tütün ve Tütün Mamullerinin Önlenmesine Dair Kanun ile 5326 sayılı Kabahatler Kanunu gereğince gerekli yasal işlem yapılacaktır.
33-Valilikçe yayımlanan tüm genelgelerin uyulmasına titizlikle riayet edilecektir.
Birlikte çalışacağım tüm mesai arkadaşlarımın devletimizin bize yüklediği görev ve sorumluluğun şuuru içinde milletimize ve onun parçası olan KOYULHİSAR halkına en iyi şekilde hizmet vereceklerine inanıyorum. Bu emrin tüm personele okunmak suretiyle tebliğini ve bu suretle tebliğ edildiğine dair imzalı tebellüğ belgelerinin (15) gün içerisinde Kaymakamlığımıza gönderilmesi, uygulamada azami dikkat ve hassasiyetin gösterilerek herhangi bir aksaklığa meydan verilmemesi hususunda;
Bilgi ve gereğini önemle rica ederim.
İsmail SÜNDÜK
Kaymakam
DAĞITIM :
-Kamu Kurum ve Kuruluşlara.
|